O bom funcionamento da área de Tecnologia da Informação se tornou imprescindível para o sucesso das empresas na atualidade. Afinal, basta que ocorra um problema em algum sistema para que as atividades cotidianas sejam comprometidas. Fazer um inventário de ativos de TI é uma boa solução para garantir a disponibilidade dos seus recursos e evitar surpresas desagradáveis.
Basicamente, o inventário de TI consiste em um documento listando todos os recursos do departamento, como softwares e hardwares. A lista deve ser detalhada, compreendendo licenças e atualizações dos softwares, além de os números de série e datas de garantias de todos os hardwares, e informar para quais usuários os equipamentos estão instalados no momento. Atualmente existem ferramentas responsáveis pela agilidade do processo e que facilitam a vida do gestor. Elas são denominadas como Sistema de Gestão de Ativos.
Com essas informações em mãos, o gestor da área pode ter mais controle dos seus ativos e consegue se antecipar a possíveis problemas. Ainda não usa essa ferramenta na sua empresa? Acompanhe, a seguir, quais são os benefícios do inventário de ativo de TI e como fazê-lo!
Por que é importante fazer um inventário de ativos de TI?
Qualquer decisão equivocada pode gerar um enorme prejuízo não só no setor de TI, mas na companhia como um todo. Por meio de um inventário, você afasta este problema e ainda consegue economizar tempo e dinheiro. Descubra esses e outros benefícios de ter um inventário dessa área.
Traz mais segurança
Ao controlar os ativos de TI de forma minuciosa, a empresa evita problemas de segurança devido à instalação e uso de programas não autorizados. Assim, se pode identificar e eliminar agentes maliciosos antes que acabem se espalhando pela sua rede.
Ajuda na redução de custos
Muitas vezes, por falta de um inventário, a empresa acaba autorizando a compra de novos dispositivos sem que isso realmente seja necessário, o que resulta em gastos excessivos.
Por meio da listagem das máquinas, a equipe de TI pode analisar criteriosamente todas as solicitações e reclamações que chegam até ela. Em muitos casos, essas demandas podem ser resolvidas com remanejamentos internos, como a troca de computadores entre setores.
Permite o controle de licenças
É normal que as empresas adquiram diversas licenças de softwares. Contudo, a grande quantidade delas, além da falta de controle das mesmas pode fazer com que você esqueça o prazo para a renovação de um software e fique com a assinatura expirada.
Passar um dia sem um software que é de suma importância para a empresa significa uma enorme queda na sua produtividade. No inventário de TI, todas essas datas são discriminadas, incluindo o período de testes ou assistência técnica. Desse modo, a organização não corre o risco de sofrer com a indisponibilidade de sistemas essenciais para as suas tarefas.
Aumenta a eficiência
Para o time responsável pelo suporte técnico, o inventário gera um ganho de eficiência quanto à manutenção de históricos das máquinas. Todas as características de cada equipamento, como especificações do processador, modelo da placa-mãe, e capacidade da memória RAM podem ser acessadas rapidamente.
Facilita auditorias técnicas
Quando é feita a manutenção de um registro periódico, há mais facilidade para realizar a prestação de contas em auditorias. O documento também auxilia na regularização do parque, conforme contratos e legislações.
Como fazer o inventário de ativos de TI?
Para que o inventário de TI seja capaz de trazer os benefícios citados anteriormente, é fundamental que seja confeccionado da maneira correta. Veja algumas dicas para construir um inventário eficaz.
Nomeie um responsável
Antes de qualquer coisa, determine um responsável para controlar o inventário de TI, que será quem vai efetuar as atualizações e inserir os dados indispensáveis para o documento.
Mesmo optando por um sistema automatizado para gerir os ativos, é necessário que haja uma pessoa específica para vistoriar tudo o que é feito na plataforma,
Categorize os ativos
Em uma planilha ou sistema, faça uma lista com todos os ativos de TI. Depois, crie categorias, como hardwares, softwares e usuários. Dentro dessas categorias, você pode criar subgrupos. Pode-se criar o subgrupo ‘’recursos de rede’’ em se tratando de hardwares, por exemplo.
Essas divisões facilitam o controle das informações. Os dados poderão ser encontrados rapidamente sempre que você precisar conferi-los.
Tenha um inventário de TI salvo na nuvem
Para evitar o extravio e perda dos dados contidos no inventário de TI, o ideal é salvá-lo na nuvem. A medida permite que o conteúdo seja acessado pelas pessoas autorizadas a qualquer momento, e impede que informações sejam perdidas devido ao não funcionamento de um desktop, por exemplo.
Rastreie os arquivos ao longo do seu ciclo de vida
Vale ressaltar que cada software e hardware tem um ciclo de vida próprio, sendo que tais estágios precisam ser respeitados para que os ativos sejam mais bem aproveitados.
Levando isso em consideração, documente o ciclo de vida dos ativos. Sempre que um deles mudar de fase ou for trocado, registre essa informação no inventário, o que ajuda na tomada de decisão em relação à atualização, compra ou troca de aparelhos.
Crie uma rotina de atualização
Por último, tenha em mente que é crucial que o documento seja atualizado frequentemente. Para tanto, crie uma rotina de atualização para que nenhum dado seja esquecido, pois, a ausência de um único dado pode fazer com que você tome decisões erradas
A adoção do inventário de ativos de TI é um grande aliado dos gestores da área, haja vista que o documento traz praticidade para administração dos recursos e orienta na tomada de decisões, assegurando mais precisão no ambiente de tecnologia.
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Thiago Cabral
Bacharel em administração e pós-graduado em Gestão e Governança de TI pela FIAP. Com cerca de 10 anos de experiência no mercado de segurança da informação, ajudou a fundar a empresa Athena Security, onde atua como Sócio-Diretor responsável pelas estratégias de Marketing e pela qualidade de atendimento ao cliente. Acredita que a chave para o sucesso é a especialização, atendimento consultivo e visão inovadora.
