As tecnologias emergentes vêm proporcionando aos usuários o maior conforto e condições de desenvolver e executar suas habilidades nas tarefas do dia-a-dia em função da acessibilidade aos documentos por onde quer que esteja.
Os sistemas de armazenamento de documentos vêm ganhando grande destaque ao longo do tempo. Isso tem de uma certa forma incomodado as áreas operacionais corporativas em função da descentralização de processos e projetos estratégicos com o mundo externo, deixando-a vulnerável pela sua proliferação.
· A exemplo, são os diversos serviços que compõem os repositórios em nuvem que estão disponíveis e são contratados conforme o gosto do freguês: Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box, Cubby, SugarSync, Ubuntu one, Mega.nz, e-mail entre outros.
Essa tecnologia vem evoluindo a uma velocidade conforme a tendência da transformação digital aos novos caminhos que estão sendo desenhados no percorrer esta estrada.
No aspecto pessoal, os pendrives, que eram uma ferramenta de ação estão perdendo espaço para os dispositivos eletrônicos que, por sua vez, já possuem aplicativos de acesso às plataformas desses repositórios.
Enquanto isso as empresas vêm investindo em projetos de Ged (Gestão Eletrônica de Documentos) para atender as novas determinações do governo em relação aos documentos digitizados e digitalizados, assim como para conter a onda de crescimento de usuários que passam a utilizar das plataformas emergentes para armazenar e compartilhar documentos oficiais e extraoficiais.
Este é um processo que foge das regras e requer discussão interna sobre as atividades a serem desenvolvidas que, podem ou não ser de direito das empresas ou seja, um trabalho intelectual deve ser de poder da empresa e tem que ficar na empresa. Por outro lado, o compartilhamento de documentos estratégicos é de única utilização e, sob o nosso ponto de vista, não pode ser hospedado em qualquer lugar, afinal de contas, a empresa paga ao profissional pela sua prestação de serviço.
Uma questão fica em aberto: Por que os usuários fazem a opção de usar sistemas de armazenamento na nuvem ao invés de utilizar a plataforma corporativa?
A descentralização das regras do modelo padrão constituído na política de segurança da informação tem levado as áreas de TI a repensar o modelo de atuação no qual os processos internos têm que garantir a confidencialidade das informações por porte das empresas.
Os documentos digitais e nato digitais gerados periodicamente são criados e armazenados nas estações de trabalho e posteriormente armazenado nos servidores em seus datacenters. Eles por muitas vezes, são muitos e estão distribuídos por diversos locais em algum lugar do hemisfério, facilitando o acesso pelos usuários através dos dispositivos eletrônicos com o documento na palma da mão.
Já no lado corporativo, a expansão foi maior. Os Hard Disks ganharam vida longa e espaço infinito. Os servidores de arquivos “storage” passaram a ter escalabilidade de crescimento continuo extremamente grande com serviços na nuvem crescendo a cada dia provocando mudanças na política da empresa em função do tempo de armazenamento.
Já os sistemas web entraram nesta onda há algum tempo por ter contemplado em suas funcionalidades o processo de upload de documentos. Uma amostra desse serviço pode ser visto como uma prévia a partir de sistemas de captação que, ao receber um ou mais documentos, direcionam internamente via intranet por meio de workflow a usuários operadores que irão validar e aprovar a sua legitimidade para então seguir com o processo adiante.
Esses documentos por sua vez são compartilhados em uma plataforma de sistema Ged como fonte central de armazenamento do prontuário do usuário. A partir dai são indexados para futuras consultas/impressões distribuídas por outros tipos de aplicações, como por exemplo sistemas ERP.
As aplicações de armazenamento de documentos são desenvolvidas por empresas startups que se utilizam da nuvem para hospedar e facilitar o acesso com total segurança, gerando novos hábitos com as tecnologias emergentes.
- Startup é uma empresa emergente que tem como objetivo desenvolver um modelo de negócio escalável.
Já as empresas que tem uma política de segurança da informação consolidada no qual os processos são centralizados na rede interna, devem ajustar as políticas de governança, adaptando-se aos novos tempos com métodos e conceitos que serão construídos, internamente passando a integrar uma nova conduta de forma participativa da disponibilidade dos documentos aos usuários e interagindo com qualquer tipo de dispositivo.
O método a ser aplicado para este cenário é: organização com revisão de processos. Os métodos atuais deverão passar por mudanças mediante o novo fluxo organizacional a ser desenhado e disponibilizando aos usuários integrando o processos de certificação digital para garantir a confiabilidade e a confidencialidade dos documentos. Todos saem ganhando.
Este cenário deverá estabelecer o novo conceito de governança para uso de um ou mais sistemas de armazenamentos. A empresa deverá absorver e gerir a integração para uma única plataforma de documentos com regras bem definidas e organizadas gerando novos métodos e processos, permitindo a distribuição integrada as novas tecnologias que regem os rumos da gestão corporativa a ser definida daqui por diante.
Dalton Quadros
Gerente corporativo de TI na DBQ Consult e Membro do Corpo Docente da Universidade Mogi das Cruzes, com mais de 30 anos na área de TI, sendo 19 anos no segmento educacional. Sólida experiência como Diretor e gerenciamento de TI nas áreas de Processos, Sistemas, Governança, Operação de infraestrutura, Telecomunicações, Banco de dados, Transformação de negócios em ambientes digitais e atuação com startups.
