As novas leis sobre a segurança de dados mudaram e estão alterando a forma como utilizamos e fazemos a gestão da informação, mas não é somente isso. A LGPD na área trabalhista, por exemplo, trouxe um grande impacto e que requer que as empresas tenham conhecimento disso.
Diferentes tipos de processos que envolvem a rotina da área de Departamento Pessoal foram modificados para se adequar ao novo cenário. Apesar de o objetivo ser a garantia da segurança dos dados de ambos, seja empresa contratante, seja a contratada, algumas organizações apresentam certas resistências à mudança.
Você sabe quais são os impactos da LGPD nesse setor? Aproveite a leitura do artigo e entenda como se adequar o quanto antes e evitar qualquer tipo de surpresa negativa.
Quais são os princípios da LGPD?
Antes de entender como a LGPD influencia na área trabalhista, é necessário entender quais são as principais razões que levaram à existência dela e o que cada um dos seus conceitos quer dizer. Confira quais são eles.
Adequação
Qualquer informação que for coletada precisa ter uma finalidade específica, e isso deve ser informado ao titular. Dessa forma, uma empresa não pode pegar informações importantes dos seus profissionais, como e-mail, e compartilhar ou utilizar em um mailing de e-mail marketing, por exemplo.
Qualidade
Manter os dados atualizados também é uma responsabilidade da contratada, e caso as informações fiquem desatualizadas, é função da empresa coletar novamente.
Transparência
O titular dos dados deve ter informações precisas, claras e de fácil acesso sobre quem são os responsáveis pelo controle de dados — também conhecidos como agentes de tratamento.
Livre acesso
Outro ponto que é de direito do detentor dos dados é a consulta fácil e gratuita sobre a forma que está sendo feita a integração de dados. Por esse motivo, é tão importante que as empresas cataloguem as informações antes de fazer qualquer armazenamento do documento.
Segurança
Por fim, mas não menos importante, é preciso que a empresa utilize medidas severas para a proteção dos dados, assim como a permissão para o acesso a esse tipo de informação. É preciso definir quem terá acesso, como isso será feito e as ferramentas de proteção dos dados coletados.
Como funciona a LGPD na área trabalhista?
A LGPD tem algumas particularidades quando falamos da área trabalhista. Saiba mais a seguir.
Elaboração de política de privacidade e de termo de consentimento
Para utilizar documentos que foram assinados por diretores, executivos, empregados ou terceirizados, é necessário que exista uma política de privacidade e o termo de consentimento para a liberação do uso dos dados. Com isso, as empresas ganham autonomia para coleta e tratar esse material.
Revisões dos contratos individuais
Para garantir que tudo esteja de acordo com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), é preciso que, periodicamente, os contratos dos profissionais sejam revisados, e as cláusulas referentes à propriedade dos dados estejam protegidas.
O mesmo vale para empresas terceirizadas e que prestam serviços. Apesar de não serem parte da empresa oficialmente, o departamento pessoal precisa se atentar à proteção dos dados deles também.
Documentação de todos os registros
Não basta cumprir as determinações da lei: é necessário documentar e armazenar tudo aquilo que é exigido. Caso algum momento do seu negócio seja questionado e você precise provar que a empresa agiu de boa fé em relação aos dados dos profissionais, todos os documentos envolvidos podem ser solicitados.
A LGPD na área trabalhista proporcionou que grandes ou pequenas empresas se atentassem a todas as questões que envolvem a segurança de informações, o que inclui até mesmo dados dos seus profissionais. Invista em soluções que permitam ter uma gestão melhor da segurança da informação, que evitem qualquer tipo de ataque aos dados e exponham seus colaboradores.
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Thiago Cabral
Bacharel em administração e pós-graduado em Gestão e Governança de TI pela FIAP. Com cerca de 10 anos de experiência no mercado de segurança da informação, ajudou a fundar a empresa Athena Security, onde atua como Sócio-Diretor responsável pelas estratégias de Marketing e pela qualidade de atendimento ao cliente. Acredita que a chave para o sucesso é a especialização, atendimento consultivo e visão inovadora.
