Um dos grandes desafios dos gestores de TI é reduzir custos sem perder qualidade e produtividade. Isso acontece porque, em muitos dos casos, o setor já opera com um orçamento bem enxuto e luta para atender outras equipes com capacidade máxima — principalmente quando a empresa não tem o TI como core business.
Diante de um orçamento já reduzido, achar maneiras de diminuir gastos sem prejudicar a qualidade dos serviços pode parecer impossível, mas não é. Utilizando as técnicas certas, com planejamento e criatividade, é possível fazer alguns ajustes que, além de ajudar a reduzir os gastos, trazem inovação e maior produtividade para uma empresa.
Neste post, vamos entender a importância da redução de custos em TI e como implementá-la em sua empresa com alguns passos iniciais. Confira!
Como deve ser feita a gestão de custos em TI?
Podemos definir a gestão de custos em TI como a administração estratégica de despesas. Estamos falando de um processo contínuo e multidisciplinar de governança de TI, que deve ter como objetivo integrar despesas de processos, produtos, projetos e serviços de suporte relacionados aos objetivos estratégicos de uma empresa.
Por meio desse processo, é possível proporcionar maior valor agregado aos negócios. Com a transformação digital, o setor de TI faz cada vez mais parte das estratégias de empresas de todos os portes e segmentos.
Como reduzir os custos de TI?
Já sabemos que um dos principais desafios do setor de TI é a redução de custos, sem perder a qualidade dos serviços. Contudo, é preciso que os profissionais do setor entendam as novas soluções tecnológicas disponíveis no mercado para que, além de reduzir custos, consigam aumentar o desempenho e disponibilizada da infraestrutura. Veja, logo abaixo, algumas dicas para atingir esse objetivo.
Aposte na migração para a nuvem
Em alguns departamentos de TI, ainda é preciso ter uma despesa considerável com alocação e manutenção da infraestrutura para garantir a disponibilidade dos serviços. Além dos custos com espaço e energia elétrica — tanto para manter os equipamentos funcionando quanto para a refrigeração —, há os gastos com manutenção.
A evolução e o barateamento da computação em nuvem permitem, se não a eliminação, a redução de boa parte desses gastos. A empresa pode migrar os seus desktops e sistema de gestão, além de fazer a virtualização completa de seus servidores para a nuvem.
Quando a empresa contrata um bom provedor de Cloud Computing, não precisa se preocupar com a manutenção de infraestrutura dos servidores e ganha em mobilidade. A preocupação passa a ser com a segurança para quem acessa esses sistemas, pois a proteção digital e física dos servidores fica por conta da empresa que presta os serviços de nuvem.
Invista em bons equipamentos
Sim, é isso mesmo! Para reduzir custos a longo prazo, muita das vezes é necessário fazer investimentos pontuais, como a renovação da sua infraestrutura. Só de trabalhar com equipamentos obsoletos, além de perder produtividade, é bem provável que sua empresa esteja gastando acima do necessário para mantê-los.
A escolha dos equipamentos que formam a estrutura de TI de uma empresa deve ser feita de maneira criteriosa, afinal, a tecnologia é a espinha dorsal de todas as empresas em tempos de transformação digital, independentemente do segmento ou porte.
Um erro de muitas empresas que não têm o TI como core business é achar que está economizando ao comprar equipamento baratos. Contudo, a produtividade de uma equipe de TI pode ser fortemente abalada com equipamentos de baixa qualidade.
Nesses casos, provavelmente a vida útil dos equipamentos é curta, o que significa a necessidade de gastar com manutenção e reposição de máquinas e periféricos. Por outro lado, com equipamentos novos e escolhidos sob medida para as demandas da empresa, é possível ter máquinas com longa vida útil e garantir uma boa produtividade da equipe.
Invista em automação
Outro meio eficaz de reduzir custos de TI é aumentar a qualidade dos processos por meio da automação. Com a diminuição de tarefas repetitivas e burocráticas, a empresa ganha em produtividade, reduz erros e retrabalhos.
Além de liberar os colaboradores para tarefas mais estratégicas, a automação favorece a segurança. Processos importantes e periódicos, como os backups e a atualização de softwares, podem ser automatizados com a utilização de scripts em sistemas de gestão de TI, por exemplo.
A automação da gestão de tickets de suporte, por exemplo, permite que os técnicos atendam sempre prioritariamente os chamados mais críticos, que podem resultar em paradas produtivas. A redução de erros, problemas e retrabalhos, aliada a mais segurança e organização, faz da automação de TI não só uma tendência, mas uma necessidade para as empresas que querem se manter competitivas.
Considere terceirizar alguns serviços
Muitas empresas têm dificuldades de reduzir custos com TI, pois contam com um orçamento curto e ainda precisam lidar com a falta de profissionais capacitados para fazer esse planejamento de maneira estruturada.
Em alguns casos, médios e pequenos negócios acabam tendo que focar 100% do core business e tratam o TI como um acessório. Uma maneira de superar essa dificuldade é com a terceirização total ou parcial do setor. Além da redução de custos, a terceirização de TI permite que uma empresa que não teria verba para fazer grandes contratações conte com o suporte de especialistas na área.
Contudo, a terceirização ainda enfrenta resistência de alguns gestores. Muitos acreditam que podem perder o controle do setor ao transferir parte da responsabilidade para um parceiro externo. Mas a verdade é que, ao contratar uma empresa de qualidade, o gestor tem todo o feedback necessário para saber como está a sua infraestrutura de TI, além de receber sugestões para otimizar custos e potencializar a performance dos negócios como um todo.
A redução de custos de TI está cada vez mais acessível graças à evolução de tecnologias como a computação em nuvem. Até mesmo empresas que não contam com uma equipe de TI podem fazer um planejamento de gestão de custos. Como vimos, a terceirização e a consultoria especializada em TI são suportes que oferecem todos os caminhos necessário para a otimização dos processos.
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Thiago Cabral
Bacharel em administração e pós-graduado em Gestão e Governança de TI pela FIAP. Com cerca de 10 anos de experiência no mercado de segurança da informação, ajudou a fundar a empresa Athena Security, onde atua como Sócio-Diretor responsável pelas estratégias de Marketing e pela qualidade de atendimento ao cliente. Acredita que a chave para o sucesso é a especialização, atendimento consultivo e visão inovadora.
