A influência globalizante da transformação digital exige que decisões sejam tomadas para abrir oportunidades tecnológicas as 3 fases principais: Digitização, Digitalização e Iot, com novos padrões de processos em função das novas tecnológicas
Essas inovações já vêm sendo realizadas conforme o roteiro da transformação digital e com o novo modelo de gestão de documentos para a educação “GED – Gestão Eletrônica de Documentos” que transforma o documento físico em digital, causando grande preocupação na interpretação das portarias 315 e 330.
Independentemente das mudanças que vem ocorrendo nas duas vias deste processo, o uso do certificado digital Icp-Brasil, é dito como meio obrigatório na autenticação dos documentos digitais e nato digitais.
O documento digitalizado é a representação digital produzido em outro formato (físico) ao ser digitalização é convertido para o formato digital seja ele de gestão ou back-office onde tantos outros que nascem no formato digital.
Interpretações diversas foram realizadas pelas IES e função dessas portarias que deixaram margem de dúvida e fazem com que algumas delas tomasse caminhos diferentes adotando a digitização e a digitalização de todos os documentos sem validar o que realmente deve ser digitalizado conforme a tabela de temporalidade.
Por outro lado, os documentos dos prontuários que precisam ser preservados não podem ser substituídos pela simples digitalização mesmo que seja certificado, ele não tem valor jurídico de propriedade quando da sua validação.
A medida não prevê a sua substituição até que uma nova portaria possa sancionar este processo.
- Digitização: é a transição da forma analógica para a digital, documentos em imagem convertidos por meio de valores binários e transformados em dados e bits.
O uso do certificado digital também vem sendo questionado em razão de algumas dúvidas:
- Uso obrigatório do certificado digital padrão ICP-Brasil e o mercado pratica o uso também de outros tipos de certificados;
- Utilizar o certificado internamente na validação dos documentos “e-cpf ou e-cnpj!“ tende a permitir o uso por mais de uma pessoa” gerando expansão em sua usabilidade. O certificado dá ao usuário o poder de manusear qualquer documento ligado a Instituição e essa é uma medida que deve ser definida na política de segurança do uso da informação em conjunto com a área de TI para que os responsáveis da IES não sejam penalizados pelo uso indevido.
Já no modo operacional, os sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) ganharam sobrevida e deixaram de ser um simples sistema hospedeiro de documentos assim como um projeto para redução de custos onde os arquivos e espaços físicos reservados para armazenar documentos deixaram de existir para dar espaço ao sistema eletrônico digital gerando outra realidade de usabilidade dentro da Instituição.
Filão de mercado, empresas desenvolvedoras de sistemas: Acadêmicos e de ERP querem entrar nesta disputa e correm para se adaptar a nova realidade implementando funcionalidades que permitem alinhar o desenho dos processos com a identificação dos documentos e mediante as consultas, compartilhando o mesmo documento. Essas funções já estão acessíveis em aplicações para todos os dispositivos facilitando a vida do usuário mudando o conceito dos modus operandi.
As portarias indicam o modelo padrão de arvore a ser utilizado pelas IES que irá facilitar os instrumentos de avaliação institucional quando do reconhecimento dos cursos e da Instituição.
Já os investimentos em tecnologia devem ser constantes para fortalecer a estrutura dos servidores, rede e links de internet que irão suportar todo o processo de armazenamento dos documentos digitais e nato digitais para dar vida eterna e atender a todos os meios de acessos sejam eles por inserção/consulta de forma ágil e flexível independentemente de onde estiver hospedado.
Dalton Quadros
Gerente corporativo de TI na DBQ Consult e Membro do Corpo Docente da Universidade Mogi das Cruzes, com mais de 30 anos na área de TI, sendo 19 anos no segmento educacional. Sólida experiência como Diretor e gerenciamento de TI nas áreas de Processos, Sistemas, Governança, Operação de infraestrutura, Telecomunicações, Banco de dados, Transformação de negócios em ambientes digitais e atuação com startups.
