Enquanto a maioria das IES já estão com o dedo no gatilho para iniciar a execução da sua campanha de captação de 2018-2 independente dos critérios de avaliação que são e serão adotados, suas metas e caminhos sinalizam trazer o maior número de candidatos possíveis no curto espaço de tempo que tem pela frente.
Essa situação se repete a cada ano e a preocupação aumenta ainda mais quando se fala em captação. A oferta de novos cursos associados a currículos inovadores, levam as Instituições a mover-se na direção do conhecimento e o entendimento das necessidades, características e gostos que definem o perfil do novo tipo de candidato no qual ofertamos uma proposta para estar sempre ao seu lado participando lado a lado das fases com as suas respectivas atividades através de um relacionamento one to one do início ao fim do processo.
Com base nisso, desenvolvemos dois novos processos sistêmicos que vem sendo incrementado na rotina do dia-a-dia das áreas: comercial, acadêmica, financeiro e atendimento visando o estreitamento da relação Instituição x candidato para não deixa-lo desassistido em momento algum para que o processo e o tempo de duração desde a entrada, avaliação e matrícula seja o mais curto possível.
Utilizando recursos avançados da tecnologia atual, toda essa sistemática foi modelada em processos pontuais que regem o passo a passo de sua caminhada permitindo acessos a serem realizados por qualquer dispositivo eletrônico que geram mobilidade para atender as funções de digitalização de documentos, troca de mensagens e acompanhamento web via aplicação de cada etapa da sua relação até o fechamento da integração por completo.
O ponto central desta relação está associado a cultura de acompanhamento dos processos considerados como fatores críticos de sucesso que são definidos entre as áreas operacionais e o sistema gerando uma sintonia rápida atendendo a cada um dos programas oferecidos, ou seja, o candidato escolhe o curso e acompanha em tempo real o andamento do seu processo independente de onde ele esteja, para isso é só acessar o portal pela internet e por meio do celular ou desktop acompanha a evolução da sua avaliação.
Conceitos e processos de e-commerce foram implementados na rotina para que as áreas operacionais e o sistema informem exatamente o processo que está sendo executado na sistemática do workflow, comparando a sua compra através de uma loja virtual, para saber como iria ver em que estágio se encontra e quanto tempo leva para a mercadoria ser entregue na sua residência. Apesar do tempo estipulado para realização de cada etapa, mensagens de orientações são geradas por meio de notificações eletrônicas pré-programadas e enviadas ao candidato a todo o momento sobre que o processo anda: documentos a serem entregues, data e hora de realização da prova eletrônicas, entrevista com o coordenador, pagamento da matrícula, assinatura eletrônica do anexo do contrato tudo isso acontecendo de forma rápida e eficiente durante o processo de inclusão.
Já internamente o departamento comercial participa ativamente das fases do workflow e registra a relação dos dois lados, o que é bom para a Instituição para ter o conhecimento e acompanhamento do registro realizado no histórico do relacionamento com o candidato e ao mesmo tempo o marketing passa a planeja as próximas ações por meio de indicadores que são parametrizados na lista de tarefas com o candidato sem a perda de tempo e de forma organizada.
Outro ganho importante para a Instituição na realização dessas ações é o foco que é dado ao candidato para que o mesmo não seja perdido de vista por esquecimento em função das diversas atividades a serem realizadas, muitas vezes de forma errônea, desinformação ou o envio de qualquer outro tipo de informação que não seja do seu interesse.
Nossa preocupação com o processo de inovação digital é o de fazer com que a Instituição tenha pernas próprias de forma que a não concorrer com sistemas de mercado a exemplo do CRM que tem características mais abrangentes. Essa preocupação está em cima um processo de compartilhamento de tudo aquilo que temos com a interação entre as áreas para auxiliar e apoiar o candidato antes, durante e depois e com os esforços realizados, as medições perante o registro da régua de captação apontará uma evolução das ações realizadas x transições com os processos internos.
O resultado desta proposta é o de não deixar o candidato desassistido em momento algum, amparando-o constantemente para tê-lo e mantê-lo presente até a efetivação de sua matrícula na Instituição e também mantê-lo por muito tempo.
Dalton Quadros
Gerente corporativo de TI na DBQ Consult e Membro do Corpo Docente da Universidade Mogi das Cruzes, com mais de 30 anos na área de TI, sendo 19 anos no segmento educacional. Sólida experiência como Diretor e gerenciamento de TI nas áreas de Processos, Sistemas, Governança, Operação de infraestrutura, Telecomunicações, Banco de dados, Transformação de negócios em ambientes digitais e atuação com startups.
