Fazer um gerenciamento de tempo eficiente é essencial para aumentar a produtividade na área de TI. Afinal, cada minuto é precioso para que a empresa possa continuar progredindo. Quando o tempo não é bem aproveitado, isso pode significar perdas financeiras para o negócio, principalmente em uma área tão estratégica como essa.
Portanto, é importante que os gestores adotem medidas para tornar a equipe mais produtiva e motivada com o trabalho. Quer saber quais práticas podem ajudar a aumentar a produtividade de sua equipe? Continue a leitura!
1. Identificar as causas do problema
Identificar os fatores que estão afetando negativamente a produtividade de sua equipe é o primeiro passo para resolver o problema. Portanto, converse abertamente com os colaboradores e peça a opinião deles sobre formas de melhorar o desempenho. Alguns dos fatores que podem prejudicar a equipe são:
- falta de motivação;
- indisponibilidade de materiais de trabalho e outros recursos;
- problemas de comunicação entre colaboradores e gestores;
- ausência de feedbacks;
- sobrecargas de trabalho.
2. Criar um cronograma detalhado
A criação de um cronograma torna mais fácil definir prioridades e fazer com que os colaboradores mantenham o foco nas tarefas mais urgentes. É importante detalhar o cronograma para que cada colaborador tenha noção da importância do cumprimento de suas tarefas dentro do prazo proposto. Dessa maneira, você evita que a equipe fique ociosa e que aconteçam atrasos em seus projetos.
3. Traçar metas e objetivos tangíveis
Trabalhar sem metas pode afetar a produtividade da equipe, mas metas aparentemente inatingíveis podem ser ainda mais desmotivadoras. Portanto, identifique quais são os grandes objetivos da empresa e pense em formas de dividir o caminho até eles em passos menores, para que a equipe tenha noção de seu progresso.
4. Automatizar processos
Muitas vezes, os colaboradores têm que perder tempo com tarefas pouco estratégicas e que poderiam ser facilmente automatizadas. Sendo assim, busque fazer investimentos em tecnologia, como softwares que possam realizar tarefas repetitivas e tornar seus processos mais simples. Dessa forma, os colaboradores da empresa poderão dedicar seu tempo às tarefas mais importantes e produtivas.
5. Evitar interrupções e eliminar distrações
Pequenas distrações ocorrem a todo momento e podem parecer irrelevantes para a produtividade. Mas, dependendo do número de vezes que elas acontecem ao longo da jornada, afetam muito o ritmo de trabalho dos colaboradores.
Portanto, elimine interrupções desnecessárias que tiram a concentração, como reuniões excessivas e em horários inapropriados. Além disso, instrua a equipe para que atividades como jogos ou acessar as redes sociais sejam feitas apenas nos momentos de intervalo.
6. Usar ferramentas de gerenciamento de tempo
Existem diversas ferramentas para ajudar a otimizar a gestão de tempo e que devem ser inseridas o quanto antes na rotina da sua equipe. Veja algumas das melhores a seguir:
Trello
O Trello é uma ferramenta fácil de usar e que pode ser acessada diretamente do navegador web. Com ele, é possível organizar as tarefas da equipe e acompanhar o andamento dos projetos arrastando cartões pela tela em uma interface bem intuitiva. A ferramenta tem uma versão gratuita e também opções pagas, que apresentam diversos recursos específicos para empresas.
Evernote
O Evernote permite que sejam feitas anotações de forma rápida e organizada durante o trabalho, além de fazer buscas em suas notas para não perder nenhuma informação importante de vista. Ele funciona em todos os principais sistemas operacionais, inclusive em dispositivos móveis.
Google Calendar
O Google Calendar é acessado pela web de forma gratuita e é ideal para organizar a sua agenda de forma simples. Ele possui integração com outras ferramentas da companhia, como o Gmail e o Google Drive, permitindo a adição de arquivos aos eventos do calendário e a sincronização entre as agendas dos membros da equipe.
Esperamos que as práticas de gerenciamento de tempo apresentadas aqui ajudem você a aumentar a produtividade e a obter um melhor desempenho de sua equipe.
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Thiago Cabral
Bacharel em administração e pós-graduado em Gestão e Governança de TI pela FIAP. Com cerca de 10 anos de experiência no mercado de segurança da informação, ajudou a fundar a empresa Athena Security, onde atua como Sócio-Diretor responsável pelas estratégias de Marketing e pela qualidade de atendimento ao cliente. Acredita que a chave para o sucesso é a especialização, atendimento consultivo e visão inovadora.
