Entre os principais desafios dos gestores de Tecnologia da Informação estão promover a redução de custos, melhorar o desempenho dos funcionários e manter os processos da sua equipe atualizados — o que não é fácil, pois exige a integração dos recursos disponíveis com as rotinas profissionais. Nesse contexto, recorrer às mais essenciais ferramentas de gestão de TI vai ajudar a alcançar esses resultados.
Em um mercado cada vez mais competitivo, utilizar a tecnologia ao seu favor é fundamental para otimizar o desempenho e a produtividade da empresa. Além disso, inovar e manter-se atualizado no ambiente de TI contribui para que a equipe consiga entregar um serviço de alta qualidade e que impacta positivamente em todos os setores da organização.
Confira abaixo mais informações sobre a importância desses recursos nas organizações. Veja também quais são as ferramentas que não podem faltar na gestão de TI!
Saiba a importância do uso das ferramentas de gestão de TI
A transformação digital mudou a forma como as empresas trabalham. Na área de TI, isso é ainda mais presente, tendo em vista que o setor é diretamente relacionado com o uso e desenvolvimento de tecnologias.
Por isso, é muito importante que os gestores utilizem ferramentas para gerenciar os times e manter as demandas mais organizadas. A ideia é que, com os fluxos de trabalho organizados, os gestores possam se dedicar a questões mais estratégicas, como a adequação da empresa para o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o inventário de ativos.
Veja nove ferramentas de gestão de TI que podem ser utilizadas em empresas
Entendido sobre a relevância do uso das ferramentas de gestão de TI nas empresas, apresentaremos, na sequência, algumas das principais delas. Acompanhe!
1. Business Model Canvas
Desenvolvido por Alexander Osterwalder, nascido na Suécia, consultor e teórico de negócios, o Business Model Canvas (BMC) funciona como um tipo de mapa de negócio, que se caracteriza por separar um projeto em nove diferentes blocos, priorizando o aspecto visual.
Seu diferencial é possibilitar que o modelo de negócio seja impresso em uma grande superfície, na qual o gestor e a sua equipe podem usar marcadores do tipo post-it ou, até mesmo, pincéis brancos para discutir sobre todas as etapas de um processo e fazer as suas marcações.
Assim, há uma melhora na compreensão do modelo e das suas respectivas ações. A plataforma é muito útil para criar e implantar novos projetos no ambiente de TI.
2. The Value Proposition Canvas
Criado com o intuito de complementar o BMC, o The Value Proposition foca somente na criação de valor de uma determinada proposta. Por meio do uso dessa ferramenta, pode-se entender de maneira mais detalhada cada bloco de segmento do cliente e o objetivo do modelo elaborado por meio do Business Model Canvas.
Esse recurso ajuda a compreender o negócio do cliente e como ele se molda no seu meio ou nicho. Dessa forma, é possível verificar se a solução entregue à empresa é eficiente para resolver o problema a ser sanado. Por isso, recomenda-se que essa ferramenta seja utilizada durante a etapa de reconhecimento do cliente, haja vista que o modelo tem como finalidade conhecê-lo melhor.
3. Trello
O Trello está entre as melhores ferramentas de organização de projeto, pois permite a gestão de diversos deles ao mesmo tempo, economizando o tempo diário dedicado a cada um e tornando os prazos de entrega mais precisos. Com isso, é possível distribuir as equipes por proposta, impactando positivamente na administração de recursos.
O software também possui as vantagens de ter uma curva pequena de aprendizado e de ser muito fácil de utilizar, o que o torna perfeito para os gestores que precisam comandar vários projetos simultaneamente.
Além disso, o Trello tem total integração com a metodologia Scrum, que é um framework que simplifica a organização e a gestão de projetos, de forma muito mais dinâmica e ágil. Com essa combinação, pode-se fazer um volume maior de trabalho em menos tempo, aumentando a produtividade.
4. EverNote
A tecnologia está constantemente evoluindo na área de TI, sendo imprescindível acompanhar as tendências para manter as suas atividades mais ágeis e práticas. Como exemplo disso, podemos citar o EverNote: uma ferramenta altamente recomendada para os gestores, que possibilita buscar arquivos em qualquer lugar e armazená-los em um único local.
A ferramenta permite o gerenciamento de notas e substitui a utilização de papel e caneta, bem como os tradicionais e ultrapassados caderninhos de anotações, que podem ser perdidos ou esquecidos.
Você está fora do horário de trabalho, mas acabou de ter uma ideia maravilhosa para aquele projeto importante que está desenvolvendo? Com o EverNote, você pode anotá-la diretamente no seu smartphone e, posteriormente, conseguirá visualizar essa informação na proposta que está sendo concebida.
5. Basecamp
O Basecamp é um software que gerencia a comunicação interna da empresa em uma única plataforma. Assim, é possível que e-mails, lembretes e informativos internos sejam acompanhados de forma organizada.
E-mails, editores de texto, chats on-line, entre outras ferramentas fazem parte desse completo sistema de gestão para empresas.
6. Pipefly
O Pipefly é um app que possibilita a gestão de fluxos de trabalho em empresas de TI. Desde atividades simples, como a abertura de chamados de serviços, até outras mais complexas, como a automação de tarefas, podem ser feitas com essa aplicação.
Também é interessante destacar que o Pipefly tem um sistema de desenvolvimento de softwares integrado. Ele reúne todas as ferramentas de gestão em uma plataforma em nuvem, em um mesmo local.
7. Recue Time
Se você deseja melhorar a produtividade do seu time, uma das ferramentas mais adequadas é o Recue Time. Esse app monitora o tempo de uso de cada site ou aplicação.
Assim, é possível que o gestor acompanhe a quantidade de tempo que os funcionários ficam navegando nas redes sociais, por exemplo.
8. G Suite
O G Suite é um conjunto de ferramentas disponibilizado pelo Google, para uso em nuvem. Documentos em texto, tabelas, imagens, apresentações de slides, entre outros recursos são encontrados nessa ferramenta.
Utilizar o G Suite é uma excelente alternativa, inclusive, para que se possa fazer o trabalho a distância, ou seja, quando os colaboradores não ocupam todos o mesmo espaço físico.
9. FiveMetrics
As empresas, cada vez mais, tendem a desenvolver serviços em nuvem, por conta da facilidade que eles proporcionam. O FiveMetrics é um software da Amazon Web Services que visa ser multi-cloud.
Embora ainda seja limitado à Amazon, em breve esse serviço poderá ser integrado a outros serviços de cloud computing. De tal maneira, tudo poderá ser feito de forma mais organizada e em um mesmo espaço. Vale a pena conferir esse recurso.
Por meio dessas ferramentas de gestão de TI, é possível alinhar as atividades do setor com as necessidades gerais da empresa, tornando os processos mais eficientes e alcançando melhores resultados. Todos saem ganhando, uma vez que as atividades serão mais organizadas e cada colaborador poderá dar mais de si nas tarefas que realiza.
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Thiago Cabral
Bacharel em administração e pós-graduado em Gestão e Governança de TI pela FIAP. Com cerca de 10 anos de experiência no mercado de segurança da informação, ajudou a fundar a empresa Athena Security, onde atua como Sócio-Diretor responsável pelas estratégias de Marketing e pela qualidade de atendimento ao cliente. Acredita que a chave para o sucesso é a especialização, atendimento consultivo e visão inovadora.
